getting things done w praktyce poradnik 2020

Getting Things Done 2.0 [2020] Twój ostateczny system zarządzania życiem – Część 1

Wracam do domu. Jestem zmęczony i rozdrażniony. Dziwne, bo w zasadzie nic nie zrobiłem. Zakupy i szybka wizyta w urzędzie. Dlaczego czuję jakby moja głowa miała eksplodować? 

Wiem, że mam jeszcze masę rzeczy do zrobienia ale jest ich tyle, że poczucie przytłoczenia wysysa ze mnie całą energię. Muszę się zresetować. Obejrzę sobie serial i odpocznę. 

Niby oglądam ale tak naprawdę zastanawiam się co dziś jeszcze muszę zrobić. Znowu pojawia się fala przytłoczenia, która nie pozwala mi się skupić na oglądaniu. W połowie wstaję  i siadam do komputera. Jeśli zaraz nie zacznę pracować to nigdy nie skończę. Co by tu…

 A właśnie, miałem przejrzeć ten kurs programowania. Zanim uda mi się skoncentrować przypominam sobie, że jeszcze nie sprawdzałem dziś maila. Włączam go i przypominam sobie, że do dziś miałem uzupełnić i odesłać dokumenty. 

Po co samemu sobie to robić?
designed by @creativeart

Zaczynam szybko szukać w internecie wzoru, starając się cały czas pamiętać, że muszę wrócić jeszcze dziś do programowania, bo od tygodnia nawet tego nie ruszyłem. Nagle uświadamiam sobie, że dawno nie byłem na urlopie.

Świetnie byłoby zabrać jakiegoś znajomego i pozwiedzać Europę bez planu. A i jeszcze miałem wynająć domek w górach póki jeszcze sezon się nie zaczął. Ale jaki szlak mieliśmy zaliczyć? No i muszę dowiedzieć się czy dostanę urlop. Chwila, czego ja szukałem na tej skrzynce mailowej?!

Dość!

 Czuję jak narasta we mnie frustracja. Dochodzi wieczór, a ja mam kilka rozgrzebanych spraw i poczucie, że nad niczym nie panuje. Poddaje się. Trudno, niech się wali. Za dużo tego wszystkiego. 

Ogarnia mnie chwilowa błogość, a ja uświadamiam sobie, że nie pamiętam kiedy ostatnio czułem się tak dobrze. Odkąd wyprowadziłem się z domu rodzinnego, ilość spraw jakimi się jednocześnie zajmowałem z każdym kolejnym rokiem rosła. W końcu coś we mnie pękło, bateryjka się wyczerpała.

Siedząc tak i patrząc w okno nagle przed oczami zobaczyłem sztucznie uśmiechniętego pana ze zdecydowanie nienaturalnie białym uśmiechem. Chwila, kiedyś była taka książka… A tak, Getting Things Done. Nawet próbowałem ją przeczytać ale odrzuciło mnie po pierwszych kilkudziesięciu stronach. Przecież nie jestem menadżerem ani dyrektorem, nie potrzebuję żadnego systemu zarządzania zadaniami.

Już wkrótce również miałem się tak uśmiechnąć. Ty też możesz

Mimo wszystko czułem, że powinienem teraz do niej wrócić. W sumie i tak nie miałem innego wyjścia. Patrząc na poprzednie kilka tygodni ewidentnie moja głowa nie radziła sobie z natłokiem obowiązków. Kilka osób zwróciło mi uwagę, że zrobiłem się bardziej nerwowy. Co mi szkodzi?

Efektywność Getting Things Done

Kiedy kilka tygodni później byłem po lekturze i pierwszym wprowadzeniu GTD w życie, poczułem się znowu wolny. Mój umysł odzyskał umiejętność koncentracji, myśli płynęły swobodnie, a ja miałem poczucie kontrolowania sytuacji.

Dziś mijają już ponad dwa lata odkąd wprowadziłam go w życie i jedyne czego żałuję to tego, że nie zrobiłem tego wcześniej. Mówiąc całkowicie szczerze, swoje życie mogę podzielić na dwa etapy. Przed i po wprowadzeniu Getting Things Done.

Pierwsze efekty poczułem natychmiast pierwszego dnia, a w ciągu kolejnych kilku miesięcy moja produktywność wystrzeliła na poziom o jakim dotychczas mi się nie śniło. O ile wcześniej przepalałem 90% energii na rzeczy mało ważne, po prostu przez to że musiałem ciągle o nich pamiętać, to po wprowadzeniu tego systemu łącznie nie zabierały mi więcej niż 10% „zasobów poznawczych”.

Zyskałem ogromną ilość przestrzeni mentalnej, którą mogłem poświęcić na zajęcie się w końcu sprawami dla mnie ważnymi, na które nigdy „nie było czasu”. Ten system działa tak fenomenalnie, że jak pisałem w swoim poprzednim artykule uzależniłem się od niego.

Jest to również według mnie niezastąpione narzędzie jeśli chodzi o integrację doświadczenia psychodelicznego. Nie znam drugiego tak skutecznego systemu pomagającego zmienić pomysły na działania. Dzięki temu, że projekty rozbijamy na „najbliższe działania” znika cały stres i presja, który zawsze towarzyszy nam przy ambitniejszych wyzwaniach.

Kiedy wiesz,że wszystkie „pilne sprawy” są w bezpiecznym miejscu, w końcu możesz się naprawdę zrelaksować
designed by @snowing

Getting Things Done 2.0

Czym jest GTD 2.0? Moją syntezą kilku różnych systemów. Fundamentem jest jednak Getting Things Done.

GTD to prawdopodobnie najpopularniejszy i najlepszy, a do tego kompletny system zarządzania… teoretycznie zadaniami ale tak naprawdę to zarządzania swoim życiem. Zakłada on, że świat w którym żyjemy, przyspieszył do tego stopnia, że nie jesteśmy w stanie dłużej trzymać wszystkich spraw do załatwienia („otwartych pętli”) w głowie.

Po pierwsze przez potworne przebodźcowanie, którego doświadczamy codziennie. Po drugie praca jaką dziś wykonujemy nie ma sztywno określonych ram. Zawsze można zrobić coś szybciej, lepiej, bardziej kreatywnie.

Dodatkowo ciężko określić kiedy dane zadanie się kończy w momencie kiedy pracujemy nad kilkoma rzeczami jednocześnie (praca, studia, kursy, sport, związki, wakacje, finanse), a do tego bardzo często nie widzimy efektów naszej pracy od razu.

Wszystko to powoduje, że w naszej głowie kłębi się wciąż tysiące myśli, pomysłów, rzeczy do zrobienia i zapamiętania. Najgorsze jest to , że w momencie kiedy próbujemy się zrelaksować myślimy o pracy, a kiedy chcemy pracować myślimy o relaksie. W sklepie zastanawiamy się  co będziemy robić w domu, a w domu przypominamy sobie, że zapomnieliśmy po raz kolejny czegoś kupić.

Jesteśmy w ciągłym trybie gaszenia pożarów. Tylko, że na miejsce jednego ugaszonego pojawiają się dwa kolejne.

Tworzenie zwykłych list wprowadza tylko jeszcze większy stres i presje
designed by pch.vector

Niektórzy próbują ratować się robieniem list do zrobienia. Problem w tym, że 10 punktowa lista wygląda dość śmiesznie w momencie kiedy wiesz że z tyłu głowy kłębi Ci się grubo ponad setka rzeczy do załatwienia.

Syn marnotrawny

Sam przez większą część swojego życia byłem tego ofiarą. Ratowałem się zapisywanymi karteczkami i notatkami robionymi na szybko w telefonie. Problem w tym, że po pierwsze było to nieregularne, a po drugie wszystko było porozrzucane w różnych miejscach.

Do tego miejsce na karteczkach się kończyło, a sprawy pojawiające się „nagle” zaburzały cały misterny plan, a przynajmniej coś co miało go chociaż trochę przypominać. Próbowałem wszystkiego ale nic to nie dawało. W końcu poddałem się i jak syn marnotrawny wróciłem do GTD. 

Jak już pisałem, miałem wcześniej jedno nieudane podejście do tego systemu. Dlaczego wtedy nie dobrnąłem do końca książki? Bo jest ekstremalnie praktyczna, a ja będąc przyzwyczajony, że w przeróżnych poradnikach obiecuje mi się złote góry nie chciałem brać się do pracy.

Doszedłem jednak do takiego stanu, ze postanowiłem dać jej (a może sobie?) jeszcze jedną szansę. Dziś absolutnie nie wyobrażam sobie jak kiedyś mogłem funkcjonować inaczej. Prawdopodobnie przez ostatnie ponad dwa lata zrobiłem w życiu więcej niż przez poprzednie dwadzieścia kilka.

Multitasking? To nie dla mnie
designed by @pikisupersatr

Dlaczego piszę ten artykuł zamiast odesłać Cię do książki?

Po pierwsze bo czyta się ją ciężko. Jest to tak naprawdę kilkusetstronicowa (razem z dodatkami) instrukcja tego jak krok po kroku wprowadzić ten system w życie.

 Po drugie bo po ponad dwóch latach widzę, że niektóre elementy zwykłemu szaraczkowi (David Allen dużą część czasu spędził szkoląc dyrektorów generalnych oraz biznesmenów) są niepotrzebne, za to innym należy się więcej uwagi.

Do tego podczas jej czytania w mojej głowie pojawiało się wiele wątpliwości i spędziłem godziny wertując internet i szukając odpowiedzi. W końcu po trzecie uzupełniłem ją o kilka drobnych elementów z innych systemów po to aby jeszcze łatwiej było się skupić na rzeczach najważniejszych.

Sprawy organizacyjne

Artykuł jest podzielony na dwie części.

Pierwsza, która jest wstępem oraz poradnikiem do najbardziej czasochłonnej części (ale za to kluczowej) czyli pierwszego nawyku gromadzenia informacji. Druga część przeprowadzi Cię przez resztę kroków które niezbędne są do utrzymania systemu w długim terminie. Przejdźmy zatem do konkretów.

Otwarte pętle

Wszystkie sprawy, którymi powinieneś się zająć, ale z jakiegoś powodu tego nie robisz w systemie GTD nazywane są „otwartymi pętlami”. Prawdopodobnie w tym momencie masz ich dosłownie setki. Im więcej tym gorzej funkcjonujesz. Każda otwarta pętla obciąża Twój umysł, zdolność do koncentracji, zapamiętywania czy znajdowania kreatywnych rozwiązań.

Jedyny sposób aby sobie z nimi wszystkimi poradzić to umieścić je w jednym bezpiecznym miejscu, do którego masz stały dostęp.

Każda „otwarta pętla przejdzie taką sama drogę. Najpierw zostanie zauważona i umieszczona w bezpiecznym miejscu. Następnie zostanie przeanalizowana, uporządkowana i monitorowana w dłuższym okresie czasu. Aż do momentu jej całkowitego zamknięcia (wykonania).

Wiem, że myśl uporządkowania kilkuset spraw wydaje się przytłaczająca ale zdziwisz się jakie to proste oraz niesamowicie satysfakcjonujące.

Zacznijmy więc od kroku pierwszego.

Nawyk gromadzenia

Poranek jak każdy inny, jestem w drodze do pracy. W pewnym momencie czekając na autobus wpadł mi do głowy pomysł. „Fajnie byłoby pojeździć sobie po Europie, tak zupełnie bez planu”. W sumie ta myśl pojawiała się już od dobrych kilku lat. Nigdy jakoś jednak nie pamiętałem o niej w momencie kiedy mógłbym się nią zająć. Teraz było tak samo. Stojąc na zatłoczonym przystanku w drodze do pracy jakoś niespecjalnie miałem czas aby cokolwiek planować.

Jeszcze parę tygodni wcześniej, po pięciu minutach już bym o tym nie pamiętał. Ewentualnie przypominał bym sobie w kolejnych przypadkowych momentach tylko po to aby znowu odłożyć ją „na potem” po czym zapomnieć. Jak o dziesiątkach planów, które z biegiem lat ciągle odkładane na później stawały się coraz bardziej odległe.

Czas dziesiątek porozrzucanych karteczek w końcu dobiegł końca
designed by @macrovector

Teraz jednak korzystałem z GTD. Pięć sekund później miałem telefon w dłoni, uruchomiłem aplikacje po czym bezwiednie zapisałem „trip po europie bez planu”. Odłożyłem telefon i wróciłem to myślenia o niebieskich migdałach.

Kiedy będę opisywał proces implementacji tego systemu w życie, posłużę się właśnie tym opisanym wyżej prawdziwym przykładem.

A teraz przejdźmy do praktyki. Czym jest gromadzenie?

Czy Ci się to podoba czy nie, masz w swoim umyśle otwarte dziesiątki jeśli nie setki „otwartych pętli”. Powodują one problemy z koncentracją, napięcie, stres, ciągłe poczucie przytłoczenia. Pierwsza rzecz jaką musisz zrobić to zgromadzić je WSZYSTKIE w jednym, bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu. Nazywa się ono „skrzynką spraw przychodzących” lub też po prostu „inboxem”.

Tworzymy Inbox

Zanim przejdziemy do właściwego zadania musisz stworzyć swój własny Inbox. Co to może być? Coś co zawsze będziesz mógł mieć przy sobie.

W praktyce masz wybór między albo papierowym notatnikiem albo jedną z wielu stworzonych do tego celu aplikacji. W moim przypadku jest to smartfon z zainstalowaną aplikacją TickTick. Z niej będą pochodziły również screeny w dalszej części artykułu.

Ze wszystkich aplikacji jakie testowałem, ostatecznie ta została ze mną na dłużej. Możesz ją pobrać tutaj. Jest ona darmowa z ewentualną opcja premium.

Kiedy przechodziłem na nią z Wunderlist od razu wykupiłem wersje rozszerzoną na rok i Ciebie też do tego zachęcam. Po pierwsze, cena jest śmiesznie niska (około 100zł za rok). Po drugie ja zrobiłem to nawet nie czytając co mi to daje. Po prostu wiem, że umysł działa tak, że jeśli za coś się zapłaci to człowiek bardziej się w to angażuje.

Czas w końcu wziąć się do roboty. Przygotuj się na jedno z najbardziej oczyszczających doświadczeń w swoim życiu. Włącz muzykę, po czym wyciągnij notatnik/stos karteczek lub siądź przed ekranem komputera i zaloguj się do TickTick

Teraz wypis WSZYSTKO ale to DOSŁOWNIE WSZYSTKO co siedzi w Twojej głowie. „Wakacje nad morzem, rachunki, kurs spawania, poluzowane zawiasy, wahania nastroju, zrobić badania, odezwać się do Wojtka”.

Jedno zadanie=jedna kartka/jeden panel w aplikacji.

Ile to zajmie? Długo. Mi zajęło około 2 godzin. Piszesz tak długo aż Twoja głowa nie będzie całkowicie pusta, a Ty nie poczujesz ulgi.

Prawdopodobnie twój inbox wygląda teraz tak.

Stwórz teraz folder „Czyściec” i przenieś do niego wszystko z Inboxa (możesz za pomocą Shifta zaznaczyć tyle paneli ile potrzebujesz).

Teraz wyjaśnijmy różnicę

Inbox to miejsce w którym zapisujesz WSZYSTKO i OD RAZU to co przyjdzie Ci do głowy. Podkreślam, wszystko i od razu. Dlatego musi być to w wygodnej dla ciebie formie. Ja przy sobie mam prawie zawsze smartfon dlatego z niego korzystam.

W wyżej przytoczonej historii swoją spontaniczną myśl „fajnie byłoby pojeździć po Europie” od razu zapisałem w Inboxie po czym mogłem spokojnie o niej zapomnieć. Wiedząc, że informacja ta leży w bezpiecznym miejscu mogłem spokojnie wrócić do myślenia o ważniejszych w danym momencie rzeczach.

Inbox przeglądasz raz dziennie na wypadek sytuacji, które wymagają natychmiastowego działania, całą resztę wrzucasz do Czyśćca

Czyściec-raz dziennie, najlepiej pod koniec dnia, przerzucaj wszystko do tego folderu. Czyściec to tymczasowe miejsce, gdzie przez około tydzień sprawy będą czekały do czasu aż podczas „Tygodniowego przeglądu” (wyjaśnię później) każdej z nich się przyjrzysz.

Od teraz do czasu publikacji nowego artykułu (2 tyg) masz świetną okazję aby ćwiczyć pierwszy z nawyków, czyli nawyk Gromadzenia.

Podsumowanie

1.Instalujesz aplikacje TickTick (bądź jakąkolwiek inną)

2. Rezerwujesz sobie kilka wolnych godzin

3. Zrzucasz z siebie wszystkie męczące Cię sprawy do Inboxa

4. Przenosisz je do Czyśćca

5. Od teraz codziennie, wszystko wpisujesz w Inboxie, a następnie przerzucasz do Czyśćca

Bonus. Zasada 2 minut

Zachęcam Cie również to wprowadzenia bardzo praktycznej zasady podczas przeglądu. Po wypisaniu wszystkich rzeczy zamiast od razu wrzucać je do czyśćca wszystkie te, których zrobienie zajmie Ci mniej niż 2 minuty zrób od razu.

W tej części to tyle. Za dwa tygodnie pojawi się druga część gdzie przeprowadzę Cię przez kolejne kroki, dlatego tak ważne jest abyś miał już gotowy szkielet systemu czyli Inbox oraz Czyściec.

Jeśli coś jest niejasne zapraszam do kontaktu

5 5 votes
Article Rating
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x