Getting Things Done 2.0 [2020] Twój ostateczny system zarządzania życiem – Część 2

Witaj w drugiej części artykułu dotyczącego GTD 2.0. Tak jak w poprzednim artykule, screeny będą pochodziły z aplikacji TickTick bo tylko z niej obecnie korzystam. Schemat jednak w przypadku innych aplikacji pozostaje identyczny.

Zacznijmy od drogi, jaką musi przejść każda ze spraw do załatwienia.

Twój czyściec prawdopodobnie pęka w szwach (a przynajmniej powinien). To doskonały moment, aby w końcu uporządkować jego zawartość. Twój proces myślowy dotyczący każdej „sprawy” powinien wyglądać od teraz mniej więcej tak.


zdjęcie z książki Getting Things Done

Przejdźmy po kolei przez każdy etap.

Analizowanie

Ten etap GTD polega na zadaniu sobie kilku kluczowych pytań, w odniesieniu do każdej sprawy ze skrzynki spraw przychodzących.

Czy wymaga to w najbliższym czasie działania?

Czyli czy wymaga wykonania konkretnej, fizycznej czynności. Tutaj są dwie odpowiedzi. Albo tak, albo nie.

Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, to dana sprawa ląduje w którejś z poniższych list:

Śmietnik

Czas pozbyć się wszystkiego co nam niepotrzebnie zalega

Kasuje to. Swój żywot kończą tutaj wszystkie nieaktualne lub niepotrzebne już rzeczy. Na przykład stara lista zakupów, zadania już wykonane, informacje, które się zdezaktualizowały. Po prostu zaznaczasz, usuwasz i zapominasz.

Kiedyś/może

Trzymam tutaj wszystkie moje plany i pomysły na przyszłość, którymi w najbliższym czasie (około rok) nie mam zamiaru się zajmować. Na przykład podróż dookoła świata, wstawienie aparatu na zęby, tatuaż.

Kiedyś, może się tym zajmę, ale na pewno nie teraz. Rzeczy tutaj mogą być zapisane w formie skrótów myślowych. Dopiero kiedy podczas któregoś Tygodniowego Przeglądu stwierdzisz, że nadszedł czas aby się tym zająć, wtedy nadasz temu zadaniu bardziej konkretną formę.

Materiały Referencyjne


Mam tutaj zapisane wszystkie rzeczy do których regularnie wracam. Instrukcje, przepisy, plany treningowe, książki do przeczytania, knajpy do sprawdzenia. Czyli przydatne informacje do których chcę mieć w miarę regularny dostęp.

Jeśli masz dużo tego typu rzeczy możesz w folderach tworzyć podfoldery, tak jak na screenie.

Jeśli potrzebujesz miejsca do przechowywania plików, polecam stworzyć osobny dysk, który w nazwie będzie miał GTD.

materiały referencyjne
W Materiałach Referencyjnych możesz dodać podkategorie

Jeśli jednak odpowiedź na pytanie „Czy trzeba coś z tym zrobić” brzmi „tak”, to ilość możliwości znacznie nam się zwiększa.

Na tym etapie sprawy zaczynają dzielić się na Najbliższe działania oraz Projekty.
Jak je odróżnić?

Projekty

Projekty to sprawy bardziej skomplikowane, wymagające zazwyczaj więcej niż 2 najbliższych działań. Jednak ja nie trzymam się sztywno tej zasady, gdyż wtedy jakieś 95% rzeczy okazuje się projektami.

Projekty staraj się zapisywać w sposób który podpowie Ci jak ma wyglądać efekt końcowy. W moim przypadku będzie to „Odbyłem trip po Europie”. 

Każdy projekt składa się ze skończonej ilości Najbliższych działań. Być może jeszcze tego nie czujesz, ale kiedy na poziomie emocjonalnym Ci to pewnego dnia „zaskoczy” w głowie, osiąganie celów stanie się zabawą. O tym jak planować projekty będzie nieco później.

Najbliższe działania

Najbliższe działania to jedna konkretna, fizyczna czynność, którą musisz wykonać. Nie, „koszt wycieczki” tylko, „przeczytam 5 relacji z wycieczki” albo „opublikuje post na 5 grupach podróżniczych z pytaniem o koszt wycieczki”.

Czy to zajmie mniej niż 2 minuty?

Jest to reguła, o której pisałem w poprzedniej części. Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, to robię to od razu. Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, to przechodzę dalej.

Jeśli coś zajmuje mniej niż dwie minuty, robię to od razu

Oczekujące

Znajdują się tutaj czynności, które są od Ciebie niezależne. Przykładowo najpierw musisz otrzymać przelew od X, żeby puścić go dalej. Również jeśli kogoś o coś poprosiłeś i czekasz, aż ta osoba to zrobi to wpisujesz to na tą listę.

Działania z konkretną datą

Jeśli dana czynność MUSI być wykonana tego konkretnego dnia, ląduje w tym folderze. Staraj się rzadko korzystać z tej opcji, tak aby nie mieć przepełnionego kalendarza rzeczami „mało ważnymi i pilnymi”.

Jakie więc rzeczy powinny się tu znaleźć? Powiedzmy, że w piątek szef będzie osobiście w firmie i to jedyny dzień kiedy możesz go zapytać o urlop. Wtedy w kalendarzu (wbudowanym w aplikacje) wbijasz „Zapytać szefa o urlop”.

NIE tworzymy tutaj listy to-do z zadaniami do wykonania na dany dzień. Do tego będą służyły tagi. Dbaj o to, aby w kalendarzu było jak najmniej rzeczy. Czemu? Jak pisze Allen w swojej książce

działania z konkretną datą
Im mniej zadań będzie na tej liście tym lepiej

„… jeśli na dziennej liście zadań do wykonania znajdzie się coś, co nie musi koniecznie zostać w tym dniu wykonane, to osłabiona zostanie presja na wykonanie zadań, które rzeczywiście trzeba wykonać. Skoro muszę w piątek zadzwonić do Magdy, ponieważ jest to jedyny dzień, w którym mogę ją zastać, a później dodam do mojej dziennej listy zadań kolejne pięć, mniej ważnych telefonów do wykonania, to w przypadku, gdyby sprawy w tym dniu wymknęły się spod kontroli, mógłbym nigdy nie zadzwonić do Magdy.”

Oprócz tego, w tym folderze przechowuję zadania cykliczne. Na przykład
Opłać bilet miejski
Oddaj książki do biblioteki
Opłać rachunki
Wizyta kontrolna u lekarza

Najbliższe działania c.d

Najbliższe działania-lista wszystkich najbliższych działań. Twój róg obfitości, z którego będziesz czerpał. Studnia niestety albo stety bez dna. Od tego, jaki tutaj będziesz miał porządek, będzie zależeć większość Twojej życiowej efektywności.

Uporządkowana lista „Najbliższych działań” pozwoli w końcu wprowadzić ład do Twojej pracy
designed by @freepik

Najbliższych działań będziesz miał co najmniej tyle ile projektów, a tak naprawdę znacznie więcej. U mnie średnia oscyluje w okolicy 120-140 jednocześnie (oczywiście nie wykonuję ich wszystkich w ciągu tygodnia). Naprawdę dziękuje Davidowi, że nie muszę już ich trzymać w głowie.

Konteksty

Najbliższe działania trzeba jakoś posegregować. GTD proponuje dzielenie działań według kontekstu. Na przykład
Praca-rzeczy, które możesz zrobić w pracy
Dom-rzeczy, które możesz zrobić w domu
Na zewnątrz-rzeczy do załatwienia na mieście
Offline-rzeczy, które możesz załatwić nie mając dostępu do internetu (np w samolocie, podróży)
Komputer-rzeczy do zrobienia przy komputerze
Inne-reszta
Konteksty musisz dopasować do siebie I swojego stylu życia.

najbliższe działania konteksty
Stwórz tyle kontekstów ile potrzebujesz, jednak im mniej tym lepiej

To są listy, które proponuje David Allen. Każdy jednak jest nieco inny i prowadzi inny styl życia, więc listy można dodawać. Staraj się jednak mieć ich tylko tyle ile naprawdę potrzebujesz.

Tygodniowy przegląd


Wisienka na torcie. Słyszałem, że to jeden z tych kroków, na którym najwięcej ludzi odpada. Dziwi mnie to gdyż jest to według mnie najprzyjemniejszy etap pracy z tym systemem. Nie wiem czemu, ale po jego skończeniu czuję się zrelaksowany I usatysfakcjonowany.

Przegląd tygodniowy to moment kiedy na jakiś czas z lotu ptaka możesz przyjrzeć się wszystkim rzeczom w Twoim życiu, nad którymi aktualnie pracujesz.

Wyznacz sobie jeden dzień w tygodniu, (u mnie jest to niedziela) podczas którego będziesz robił kompletny przegląd wszystkich Twoich list. Polega to na przejrzeniu wszystkich folderów po kolei a następnie uporządkowanie ich według tego schematu

Na wypadek gdybyś zdążył zapomnieć

Przy okazji usuwasz nieaktualne zadania, aktualizujesz listy, segregujesz swoje materiały referencyjne.

Zaczynamy od Czyśćca I idziemy po kolei trzymając się kilku zasad. Po pierwsze zaczynasz od sprawy pierwszej z brzegu. Po drugie analizujesz jedną rzecz naraz. Po trzecie jak już bierzesz się za analizowanie jakiejś rzeczy nigdy nie wrzucasz jej z powrotem do Czyśćca.

Rzeczy które są potencjalnymi projektami lądują w projektach, a rzeczy będące najbliższymi działaniami, w najbliższych działaniach. 

Porządkujesz również projekty przeglądając oraz uaktualniając je. Pamiętaj, że do każdego projektu musisz mieć określone co najmniej jedno najbliższe działanie. Tygodniowy przegląd to najlepszy czas aby je stworzyć.

Raz w tygodniu znajdź sobie chwilę czasu, gdzie w spokoju będziesz mógł przejrzeć wszystkie swoje listy
designed by @freepik


Teraz przeglądasz listę z najbliższymi działaniami. Wykonane lub nieaktualne usuwasz. Jeśli są jakieś niesprecyzowane to je precyzujesz. No I przede wszystkim odświeżasz sobie w głowie listę rzeczy, którymi mógłbyś się zająć. Robisz tak po kolei z każdą z list.

 Jeśli po dojściu do Kiedyś/może stwierdzisz, że chciałbyś się zająć którymś z tych projektów to wrzucasz go do Czyśćca i postępujesz analogiczne jak z innymi zadaniami.

Mnie taki przegląd zajmuje około godziny. Staram się go robić zawsze w niedzielę, ale wiadomo, że czasem wypadnie w inny dzień. 

Przegląd tygodniowy to jedna z tych rzeczy, którą mam wbitą w kalendarz. Jest skrajnie ważne aby robić go regularnie. Dlatego nie „starasz sobie znaleźć na niego czas” tylko go po prostu rezerwujesz.

Planowanie projektów

Projekty. Są to większe i mniejsze sprawy do załatwienia, które wymagają jednak większej ilości działań. Teraz uwaga. Nie realizujemy projektów. Realizujemy najbliższe działania. Dlatego do każdego projektu musi być określone co najmniej jedno najbliższe działanie. Jeśli dany projekt nie ma określonego najbliższego działania to ląduje on w „Kiedyś/może”

Co może być projektem?
Odbyłem podróż po Europie
Dostałem pracę w X
Zrzuciłem 10 kilo
Wymieniłem żarówkę w kuchni
Zrobiłem wszystkie badania kontrolne

Zwróć uwagę na formę w jakiej zapisane są te zadania. Zawsze musi być to forma dokonana, tak abyś wiedział kiedy dany projekt został zakończony.
Są tu obok siebie sprawy błahe jak i te ważne.
Możesz, ale nie musisz stworzyć podfolder „Ważne”, „Mniej ważne”, „Oczekujące”.

projekty i podprojekty

W Oczekujących możesz wrzucić projekty, którymi będziesz chciał zająć się w najbliższej kolejności oraz te, które jeszcze musisz zdefiniować podczas Tygodniowego Przeglądu. Wybór należy do Ciebie. Na potrzeby tego poradnika stwórzmy również te podfoldery.

Praktyczny przykład

 
Po tym, jak wpadł mi do głowy pomysł z tripem po Europie, w takiej właśnie surowej formie wylądował on w moim Inboxie.

Nadeszła niedziela i przyszedł czas na tygodniowy przegląd. W Inboxie trafiam na moje zadanie.
„Trip po Europie” jako zbyt ogólny zmieniam na wynik, jaki chcę uzyskać, czyli “byłem na tripie po Europie ze znajomym”.

Teraz biorę kartkę I wypisuje na zasadzie wolnego pisania wszystkie rzeczy, jakie w związku z tym będę musiał załatwić. “Urlop, bilety, miejsce, koszt, bagaż, paszport”. Teraz zmieniam je na najbliższe działania związane z tym projektem. W tagach obok będą przykładowe konteksty.

Rozbijanie ogromnych projektów na małe Najbliższe działania potrafi dawać sporo frajdy
designed by @icoicbestiary

Zapytaj w pracy w jakim terminie dostaniesz urlop #praca
Poczytaj 5 relacji z takiej wycieczki (może czymś się zainspirujesz?) I wybierz 5 potencjalnych celów #inne
Zapytaj na 5 grupach podróżniczych o porady oraz potencjalne koszty #inne
Odezwij się do znajomego i mu to zaproponuj #inne
Znajdź w wyszukiwarce lotów XXX tanie bilety #komputer
Kup Bilety #komputer
Stwórz listę rzeczy do zabrania #dom
Sprawdź w domu co masz #dom
Dokup w Sklepie X coś, a w sklepie Y coś innego #na miescie
Wypisz wszystkie rzeczy, jakie musisz ukończyć przed urlopem #praca
Wydrukuj I ściągnij bilety #dom

Wylot środa 22 marca Kraków 9.40 Ryanair #działanie z konkretną datą

Po wszystkim porządkuje te rzeczy na liście najbliższych działań.
I już. Właśnie to kocham w tym systemie. Rzeczy, które latami odwlekamy, bo wydaja się takie ogromne i skomplikowane w praktyce sprowadzają się do banalnie prostych czynności wykonywanych jedna po drugiej.

Po wypisaniu wszystkiego segregujesz te działania, część do oczekujących (jak wtedy, kiedy będziesz czekał na odpowiedz znajomego, bądź potwierdzenie czy dostaniesz urlop) a część do najbliższych działań.

Szersza perspektywa


W oryginalnym Getting Things Done brakowało mi ustalania priorytetów. Kiedy w „najbliższych działaniach” mam ponad setkę zadań, nie chciałem za każdym razem wybierać wśród nich tego co akurat mogę zrobić.

 Co prawda połowa książki jest o tym, jak myśleć I planować w szerszym kontekście, ale jest to napisane w taki sposób, że po kilku podejściach dalej nie wiem o co chodziło Allenowi. Wprowadziłem więc kilka usprawnień.
Po pierwsze model Andyego Friselli czyli zasadę małych zwycięstw, o której pisałem wcześniej, a którą poznałem u Rafała Mazura. Krótkie przypomnienie.

Twoje życie dzieli się na 3 stany
Stan ciała (zdrowie, sprawność fizyczna)
Stan ducha (emocje, samopoczucie, pasje, hobby)
Stan konta

Wypisujesz teraz 5 celów. Zadbaj o to, aby żaden ze stanów nie został pominięty.

Te 5 celów możesz albo sobie zapisać w Arkuszach Google albo popracować nad nimi w formie Trzech poziomów.

Jeśli nie chcesz wydawać pieniędzy na Trzy Poziomy, a chcesz działać w podobny sposób to zacznij myśleć w skali dwóch, trzech miesięcy.

Regularnie (co najmniej raz w tygodniu) monitoruj swoje postępy

Masz swój główny cel, który zajmie Ci powiedzmy rok. Dla większości ludzi jest to zbyt odległy okres aby poczuć chęć do działania. Zastanów się więc, co możesz zrobić w ciągu najbliższych 2, maksymalnie 3 miesięcy co zbliży Cię do Twojego celu.

Rozpisz to na najbliższe działania oraz ustaw w kalendarzu dwa przypomnienia. Jedno cotygodniowe (najlepiej wtedy kiedy Tygodniowy przegląd) „przegląd celów” gdzie rozliczysz się z tego co w tym kierunku zrobiłeś w ciągu tygodnia. Drugie za 3 miesiące, gdzie rozliczysz się z całego kwartalnego okresu i określisz cele na kolejne 3 miesiące.

Rozwinięcie tej strategii znajdziesz w książce „12 tygodniowy dniowy rok” lub kupując dostęp do trzech poziomów, gdzie intuicyjnie zaczniesz myśleć i działać w ten sposób.

Warto? Warto

Inteligentne listy

Te 5 celów, które określiłeś, w GTD nazywamy Projektami. Postępujesz z nimi według schematu, który rozpisałem wyżej, czyli zmieniasz na najbliższe działania.

Wszystkie najbliższe działania związane z tymi projektami zaznaczasz na czerwono tak aby odróżniały się od reszty.

wysoki priorytet

Ale to nie wszystko.

Teraz pobawimy się z inteligentnymi listami.

Założenie jest takie jak w zasadzie małych zwycięstw. Wypisujesz sobie każdego wieczoru 5 rzeczy, które muszą być zrobione następnego dnia, a które zbliżą Cię do osiągnięcia Twoich głównych celów. Oczywiście wybierasz je ze swojej listy Najbliższych działań.

tag inteligentna lista
Najpierw stwórz tag

Teraz żeby o nich rano pamiętać i mieć je ciągle pod ręką tworzysz tagi. Jeden o nazwie „główne” drugi o nazwie „poboczne”. Teraz przechodzisz do zakładki „Custom” i tworzysz nową inteligentną listę. Jednej nadaj nazwę Główne i przyporządkuj do niej taki sam tag (tak jak na screenie). Z drugą listą o nazwie „Poboczne” robisz to samo.

inteligentna lista + tag
A następnie listę do której będą wpadały zadania oznaczone właśnie tym tagiem

Teraz wieczorem zasiadasz sobie przed aplikacją i wybierasz maksymalnie 5 zadań, które jutrzejszego dnia za wszelka cenę chcesz aby były wykonane i dodajesz do nich tag #główne.

tag dodawany do zadania
Aby dane zadanie pojawiło się w inteligentnej liście (bez znikania z listy głównej) wpisz #nazwa_tagu

Jeśli masz jakieś poboczne zadania to dodajesz tag „poboczne”. Teraz od rana jedyna lista jaka Cię interesuje to Inteligentna lista Główne (plus ewentualnie kalendarz). Ona pod koniec dnia ma być pusta. Jeśli wykonasz dane działanie to je odznaczasz, zniknie ono również z głównego folderu „Najbliższe działania”.

Proces ten powtarzasz codziennie. Oczywiście, na liście Główne lądują w pierwszej kolejności zadania związane z Twoimi głównymi celami oraz inne, które są równie ważne (np. trening).

Jeśli chodzi o kolejność ich wykonywania to w miarę możliwości polecam zacząć od tych najmniej przyjemnych. Ulga jaką daje ich odznaczenie skutkuje dodatkową motywacją do działania. Więcej na ten temat w „Zjedz tę żabę„, którą serdecznie polecam.




„Sekret” Getting Things Done

Ostatecznie najważniejsze jest żeby się tego trzymać. Trzy  fundamenty to po pierwsze zapisywanie wszystkiego, co wpadnie Ci do głowy. Po drugie planowanie dnia na podstawie najbliższych działań. Po trzecie tygodniowy przegląd. Reszta dzieje się sama (jeśli oczywiście wykonujesz zadania, które sobie określiłeś).

Na zakończenie opowiem Ci historię, która utwierdziła mnie w przekonaniu, że ten system jest genialny.

Cały trip oczywiście odbył się według planu. To było 10 dni świetnej zabawy. Zauważyłem jednak jedną rzecz.

Przez pierwszy tydzień znajomy, z którym podróżowałem był równie beztroski I zrelaksowany jak ja. Óśmego dnia coś jednak zaczęło zgrzytać.

GTD pozwolił na nowo zdefiniować mi pojęcie beztroski

Stał się trochę przygaszony I coraz częściej zamyślony. Kilka razy coś przebąknął o pracy. Okazało się, że po powrocie musi podjąć kilka decyzji I na 3 dni przed powrotem jego umysł zaczął mu je przypominać.

Podczas ostatnich dwóch dni, kiedy ja wciąż bawiłem się świetnie, on był coraz bardziej zestresowany. Ilość rzeczy jaka na niego czekała po powrocie była tak przytłaczająca, że jego umysł nie dawał rady ich przetworzyć.

Cały czas zamyślony analizował różne możliwości i upewniał się czy na pewno czegoś nie przeoczył. Na mnie również czekał stos zadań. Jednak ja miałem je poukładane według systemu GTD. Wiedziałem, że w momencie, kiedy moje stopy dotkną płyty lotniska w Polsce, odpalę telefon a w niej aplikacje TickTick i w ciągu dosłownie 30 sekund będę wiedział wszystko co muszę w najbliższym czasie zrobić.

Było to dla mnie tak uderzające, że pamiętam to jak dziś. Tym bardziej, że sam zawsze byłem człowiekiem, który w czasie relaksu tracił czas i energię na upewnianie się czy pamięta o wszystkich rzeczach do zrobienia. Jak dobrze, że to już przeszłość.

To tyle. Daj znać za kilka tygodni jak sprawuje się u Ciebie GTD. Jestem ciekaw Twojej opinii

4.8 4 votes
Article Rating
Subscribe
Powiadom o
guest
7 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Natalia
Natalia
1 miesiąc temu

Wielkie dzięki!

Mikołaj
Mikołaj
1 miesiąc temu

Dziękuję za te artykuły, ta metoda wydaje się idealnie tym, czego szukam. Czy mógłbyś dorzuć screena ze strukturą stworzonych folderów. Jeżeli będziesz miał czas, polecam abyś stworzył na potrzeby artykułu swój diagram postępowania z zadaniami – ten Allena jest dla mnie mało czytelny i do tego w fatalnej rozdzielczości. Generalnie unikam jak ognia wszelkich stron z „coachnigiem”, natomiast na twojej stronie spotykam sam wartościowy (w mojej ocenie) kontent. Dobra robota 🙂

Mikołaj
Mikołaj
1 miesiąc temu

Przydałoby się również kilka konkretnych przykładów postępowania z zadaniami, wydaje się to przy pierwszym zetknięciu dość niejasne. Fajnie byłoby przejechać to z tobą krok po kroku w praktyce.

Mikołaj
Mikołaj
1 miesiąc temu
Reply to  Mateusz

Mój komentarz był chyba zbyt pochopny albo miałem zaćmę umysłową tego dnia 🙂 Wdrożyłem. Używam. I nic nigdy nie pomogło mi tak wyrwać się z objęć prokrastynacji. Chętnie przegadałbym parę niejasności, ale generalnie bomba. Dziękuję 🙂

7
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x